Privacy notice
Last updated: October 12, 2026
This notice explains what personal data Artise ("we") handles, why, who else processes it, and how you can exercise your rights. It covers three things: the demo request form on this website, the Artise chat service we run for our customers, and the Artise phone app.
1. The demo request form
When you ask for a demo we receive your name, company, team size, how to contact you (email or phone) and anything you write in the message. We use it only to reply to you and arrange the demo. It is sent to our inbox by email; the website itself doesn't keep a copy. We keep these requests for up to 24 months, or less if you ask us to delete them.
This website doesn't use cookies, analytics or advertising trackers, and its fonts are served from our own server. Your language choice is remembered in your own browser only.
2. The Artise service
Each customer gets its own private server. On it we process what people put into their chats: messages, files, photos, voice notes, calendars and the notes the assistant keeps. Our customer decides what goes in and who has access; for that data we act on the customer's behalf (a processor or "encargado").
- Encryption: chats are end-to-end encrypted between devices. The assistant is a member of the chats it is in, so it can read their messages and files to do its work.
- Chat backups: each night every chat's messages and files are saved in a backup locked for that chat's members, with keys only they can open - with their password or a recovery code emailed to them. The server stores these backups but can't read them; they're kept 15 days. When someone restores a chat, the server opens that backup only for the moment it builds their download.
- AI: when someone asks the assistant something, the text needed to answer (and any attached photo or file) is sent to the AI provider the customer chose. We use their paid business services, under which providers don't use this content to train their models.
- Website chat: when a business adds the chat to its website, what a visitor writes (and their name and email, if they give them) is kept in that business's chat for its team to answer; a draft reply may be written by the AI provider from the business's own FAQ notes, and is sent only after a person on the team approves it - unless the business turns on automatic answers, which only answer what its own FAQ notes fully cover (the team sees each one).
- Booking pages: when a business offers a booking page, what a client writes there (name, email or phone, a note, the time) is kept in that business's chat and sent to its calendar; the client gets an email with a link to cancel. The page shows only free times, never the calendar's contents.
- Catching up: to tell people what they missed in a group, the server keeps when each person last read each chat (from their read receipts) and when each message was sent and by whom - never its words - for 7 days.
- Plans mentioned in a group: a group message that mentions a day or a time, or a photo sent there (up to 5 a day), is checked by the AI provider so the assistant can offer to add the plan to the chat's calendar. Nothing is kept unless someone accepts, and each chat can turn it off.
- Search: to make photos and scanned documents searchable, they may be read once by the AI provider; customers can turn this off.
- Separation: each chat's notes are visible only to that chat's members, and the assistant never shows one chat's information in another.
Artise isn't designed for health information such as patient records (for example, data covered by HIPAA in the US). Please don't use it for that.
3. The Artise phone app
The Artise app for Android connects to your organization's Artise server, and everything in section 2 applies to it. It also connects to these services:
- Google Firebase Cloud Messaging, to deliver notifications. Your server sends it only an event ID, never the message itself - not its text, who sent it, or any file. The app then fetches the message from your server and decrypts it on the phone. Google receives a push token and an installation ID for your phone to route notifications.
- Google ML Kit, only when you make a sticker from a photo. The background is removed on your phone and the photo is never sent; ML Kit sends Google its own diagnostics (phone model and Android version, app version, an ID for this installation, timing, and the image size and format).
- The website of a link you type, to show its preview. Your phone reads that page, as your browser would, so the website sees your phone's IP address. The preview is sent inside your encrypted message: the people who receive it don't contact the website, and the Artise server never sees the link. Tap the X on the preview to send the link without it.
- Google Cloud Storage and jsDelivr, only if you turn on background blur during a call. They receive your phone's IP address while the blur model downloads.
The app uses your location only when you share it in a chat, once or live; live sharing shows a notification until you stop it. The camera and microphone are used only for photos, voice messages and calls you start; photos may be converted to JPEG and made smaller before they're sent. The app keeps your chats and notes on the phone so they work without a connection. It has no ads and sends no crash reports.
Usage statistics (optional). After you sign in, the app asks whether you want to help improve Artise. Only if you say yes, it sends Google Analytics for Firebase which screens you open and which features you use, together with your phone model, the Android and app version, and an ID for this installation. It never sends your messages, notes, names or contacts, and nothing is used for ads. You can turn it off at any time in Settings → Analytics.
You can also turn off notifications, location, camera and microphone in your phone's settings at any time; the rest of the app keeps working.
4. Connected Google and Microsoft accounts
Each person can connect their own Google or Microsoft account to the assistant, with !connect google or !connect microsoft in their private chat with it. Connecting is optional, and the provider shows exactly what is asked for before you agree:
- What it can reach: your email address, to show which account is connected; your calendar's events, to tell you what's on and add events you ask for; and your Google Drive or OneDrive files, read only, to find and read the files you ask about. Nothing in your Drive or OneDrive is changed or deleted. If you also connect your email - Outlook / Microsoft 365 (
!connect microsoft mail) or Gmail (!connect google mail), the assistant reads it only when you ask - or, if you turn on the daily bill check, it looks at new email once a day for bills to offer you - and sends a reply or an email from your mailbox only after you approve its exact text.
- Only for you: the assistant uses your account only for your own requests, and for Your day - a summary of your day on weekday mornings that only you get, in your private chat with it (pause it in
!automations). In a group chat the other members see only when you're busy, never your events' titles, places or guests, unless you ask about an event yourself. An event that invites other people is shown to you as a draft and is sent only after you confirm it. A file's text is kept in a chat's notes only if you ask the assistant to keep it there; then that chat's members can see it.
- The access keys: the keys your provider gives us are stored encrypted on your organization's server. We don't keep a copy of your calendar or your files: they're read when you ask, and only the part needed to answer is sent to the AI provider described in section 2, which doesn't use it to train its models.
- Disconnecting:
!disconnect deletes the keys at once and withdraws Google's access. For Microsoft, also remove "Ari" in your account's app permissions (account.microsoft.com, or myapps.microsoft.com for a work account). Deleting your Artise account (section 8) deletes the keys too. You can also remove access at any time from your Google or Microsoft account settings.
Artise's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We don't use it for advertising, we don't sell it, we don't use it to train AI models, and people at Artise don't read it, except with your permission, for security, or where the law requires it.
5. Who else processes data
| Provider | What for | Where |
|---|
| Hetzner Online GmbH | Servers and encrypted nightly backups | Germany (servers), Finland (backups) |
| Anthropic PBC | AI answers, when the customer chooses Claude | United States |
| Google LLC | AI answers, voice, images and reading photos for search, when the customer chooses Gemini | United States |
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | Delivering app notifications: only an event ID, a push token and an installation ID | United States |
| Google LLC (Google Analytics for Firebase) | Usage statistics in the app, only for people who agree; no content | United States |
| Google LLC (ML Kit) | ML Kit's diagnostics when someone makes a sticker from a photo; the photo stays on the phone | United States |
| Google LLC (Cloud Storage) and jsDelivr | Downloading the background-blur model for calls, only if someone turns blur on: the phone's IP address | United States (Google), worldwide network (jsDelivr) |
| Resend, Inc. | Sending emails (invitations, demo requests) and receiving emails forwarded to a chat | United States |
| 17TRACK | Tracking packages someone asks the assistant to follow: only the tracking number and carrier | China (Shenzhen) |
| Mercado Pago | Payment links a business creates for its invoices: the invoice number and amount; customers pay on Mercado Pago's own page, to the business's own account | Mexico / Latin America |
Transfers outside the EU and outside Mexico rely on the providers' data processing agreements and standard contractual clauses. Web searches the assistant makes send only the search words, from our server.
6. How long we keep data
- Demo requests: up to 24 months.
- Service data: for as long as the customer's contract lasts. When it ends, we delete the server's data within 30 days; encrypted backups expire on their own within 12 months.
- A person removed from a chat loses access right away; what they wrote stays in that chat for its members.
- Deleted photos and files are kept 30 days, so they can be restored, then permanently deleted.
7. Your rights
You can ask to access, correct or delete your data, or object to how it is used (the ARCO rights under Mexico's data protection law, and the equivalent rights under the GDPR and US state laws). Use the form on our home page and start the message with "Privacy request". We answer within 20 business days. If your data is in a customer's Artise service, we'll also involve that customer, who decides about their own data. You may also complain to your data protection authority.
8. Delete your account
You can delete your Artise account and its data yourself, at any time, at chat.artise.co/account/delete - from any browser, on your phone or computer. Sign in with your username and password, type DELETE to confirm, and it's done at once.
- Deleted right away: your account and profile, and every device signed in to it; your own chats with the assistant, with their notes and files; and everything the assistant keeps about you (what it remembers, your language, timezone, settings and plan usage).
- Kept: messages and notes you shared in group chats stay there for the other members, as they already saw them; people who join later don't see your messages.
- Backups: chat backups expire within 15 days, and our encrypted server backups within 12 months.
If you can't sign in, ask us through the form on our home page, starting the message with "Privacy request", and we'll delete it within 20 business days.
9. Changes
If we change this notice, we'll update the date above and, for meaningful changes, tell our customers first.
Aviso de privacidad
Última actualización: 12 de octubre de 2026
Este aviso explica qué datos personales trata Artise ("nosotros"), para qué, quién más los procesa y cómo puedes ejercer tus derechos. Cubre tres cosas: el formulario para solicitar una demo en este sitio, el servicio de chat Artise que operamos para nuestros clientes, y la app Artise para teléfono.
1. El formulario de demo
Cuando solicitas una demo recibimos tu nombre, empresa, tamaño del equipo, cómo contactarte (correo o teléfono) y lo que escribas en el mensaje. Los usamos solo para responderte y agendar la demo. Nos llegan por correo; el sitio no guarda una copia. Conservamos estas solicitudes hasta 24 meses, o menos si nos pides borrarlas.
Este sitio no usa cookies, analítica ni rastreadores de publicidad, y sus fuentes tipográficas se sirven desde nuestro propio servidor. Tu idioma se recuerda solo en tu navegador.
2. El servicio Artise
Cada cliente tiene su propio servidor privado. En él tratamos lo que la gente pone en sus chats: mensajes, archivos, fotos, notas de voz, calendarios y las notas que lleva el asistente. El cliente decide qué se guarda y quién tiene acceso; respecto a esos datos actuamos por cuenta del cliente (como encargado).
- Cifrado: los chats están cifrados de extremo a extremo entre dispositivos. El asistente es miembro de los chats donde está, así que puede leer sus mensajes y archivos para hacer su trabajo.
- Respaldos de chats: cada noche se guardan los mensajes y archivos de cada chat en un respaldo cerrado para los miembros de ese chat, con llaves que solo ellos pueden abrir - con su contraseña o con un código de recuperación que se les manda por correo. El servidor guarda estos respaldos pero no puede leerlos; se conservan 15 días. Cuando alguien recupera un chat, el servidor abre ese respaldo solo el momento en que arma su descarga.
- IA: cuando alguien le pregunta algo al asistente, el texto necesario para responder (y la foto o archivo adjunto) se envía al proveedor de IA que eligió el cliente. Usamos sus servicios de pago para empresas, bajo los cuales los proveedores no usan este contenido para entrenar sus modelos.
- Chat del sitio web: cuando un negocio agrega el chat a su sitio, lo que escribe un visitante (y su nombre y correo, si los da) se guarda en el chat de ese negocio para que su equipo conteste; el proveedor de IA puede escribir un borrador de respuesta a partir de las notas de preguntas frecuentes del negocio, y solo se envía cuando una persona del equipo lo aprueba - salvo que el negocio active las respuestas automáticas, que solo contestan lo que sus propias preguntas frecuentes cubren por completo (el equipo ve cada una).
- Páginas de reservación: cuando un negocio ofrece una página de reservaciones, lo que el cliente escribe ahí (nombre, correo o teléfono, una nota, el horario) se guarda en el chat de ese negocio y va a su calendario; el cliente recibe un correo con un enlace para cancelar. La página solo muestra horarios libres, nunca el contenido del calendario.
- Ponerse al día: para decirle a cada quien qué se perdió en un grupo, el servidor guarda cuándo leyó cada chat por última vez (por sus confirmaciones de lectura) y cuándo y quién mandó cada mensaje - nunca lo que dice - por 7 días.
- Planes mencionados en un grupo: un mensaje de grupo que menciona un día o una hora, o una foto que se manda ahí (hasta 5 al día), lo revisa el proveedor de IA para que el asistente ofrezca agregar el plan al calendario del chat. No se guarda nada salvo que alguien acepte, y cada chat puede apagarlo.
- Búsqueda: para que las fotos y documentos escaneados se puedan buscar, el proveedor de IA puede leerlos una vez; el cliente puede desactivarlo.
- Separación: las notas de cada chat solo las ven sus miembros, y el asistente nunca muestra información de un chat en otro.
Artise no está diseñado para información de salud, como expedientes de pacientes (por ejemplo, datos que cubre HIPAA en EE. UU.). Por favor no lo uses para eso.
3. La app Artise para teléfono
La app de Artise para Android se conecta al servidor Artise de tu organización, y todo lo de la sección 2 aplica también a ella. Además se conecta a estos servicios:
- Firebase Cloud Messaging de Google, para entregar las notificaciones. Tu servidor le manda solo un identificador del evento, nunca el mensaje - ni su texto, ni quién lo mandó, ni ningún archivo. Después la app descarga el mensaje de tu servidor y lo descifra en el teléfono. Google recibe un identificador de avisos y un identificador de instalación de tu teléfono para dirigir las notificaciones.
- Google ML Kit, solo cuando haces un sticker con una foto. El fondo se quita en tu teléfono y la foto nunca se envía; ML Kit le manda a Google sus propios datos de diagnóstico (modelo del teléfono y versión de Android, versión de la app, un identificador de esta instalación, tiempos, y el tamaño y formato de la imagen).
- El sitio web de un enlace que escribes, para mostrar su vista previa. Tu teléfono lee esa página, como lo haría tu navegador, así que el sitio ve la dirección IP de tu teléfono. La vista previa se envía dentro de tu mensaje cifrado: quienes lo reciben no se conectan al sitio, y el servidor de Artise nunca ve el enlace. Toca la X de la vista previa para enviar el enlace sin ella.
- Google Cloud Storage y jsDelivr, solo si activas el fondo difuminado durante una llamada. Reciben la dirección IP de tu teléfono mientras se descarga el modelo que difumina.
La app usa tu ubicación solo cuando la compartes en un chat, una vez o en vivo; al compartirla en vivo se muestra una notificación hasta que la detienes. La cámara y el micrófono se usan solo para fotos, mensajes de voz y llamadas que tú inicias; las fotos pueden convertirse a JPEG y reducirse antes de enviarse. La app guarda tus chats y notas en el teléfono para que funcionen sin conexión. No tiene anuncios y no envía reportes de fallas.
Estadísticas de uso (opcionales). Después de que entras, la app te pregunta si quieres ayudar a mejorar Artise. Solo si dices que sí, manda a Google Analytics para Firebase qué pantallas abres y qué funciones usas, junto con el modelo de tu teléfono, la versión de Android y de la app, y un identificador de esta instalación. Nunca manda tus mensajes, notas, nombres ni contactos, y nada se usa para anuncios. Puedes apagarlas cuando quieras en Ajustes → Estadísticas.
También puedes apagar las notificaciones, la ubicación, la cámara y el micrófono en los ajustes de tu teléfono cuando quieras; el resto de la app sigue funcionando.
4. Cuentas de Google y Microsoft conectadas
Cada persona puede conectar su propia cuenta de Google o de Microsoft al asistente, con !connect google o !connect microsoft en su chat privado con él. Conectarla es opcional, y el proveedor te muestra exactamente qué se pide antes de que aceptes:
- A qué puede acceder: tu dirección de correo, para mostrar qué cuenta está conectada; los eventos de tu calendario, para decirte qué tienes y agregar los eventos que pidas; y tus archivos de Google Drive u OneDrive, solo para leer, para encontrar y leer los archivos que preguntes. Nada en tu Drive u OneDrive se cambia ni se borra. Si conectas también tu correo - Outlook / Microsoft 365 (
!connect microsoft mail) o Gmail (!connect google mail), el asistente lo lee solo cuando lo pides - o, si activas la revisión diaria de recibos, revisa el correo nuevo una vez al día buscando recibos para ofrecerte - y manda una respuesta o un correo desde tu buzón solo después de que apruebas su texto exacto.
- Solo para ti: el asistente usa tu cuenta solo para tus propias peticiones, y para Tu día - un resumen de tu día entre semana por la mañana que solo te llega a ti, en tu chat privado con él (páusalo en
!automatizaciones). En un chat de grupo los demás miembros ven solo cuándo estás ocupado, nunca el título, el lugar ni los invitados de tus eventos, salvo que tú preguntes por un evento. Un evento que invita a otras personas se te muestra como borrador y se envía solo cuando lo confirmas. El texto de un archivo se guarda en las notas de un chat solo si le pides al asistente que lo guarde ahí; entonces los miembros de ese chat pueden verlo.
- Las llaves de acceso: las llaves que te da tu proveedor se guardan cifradas en el servidor de tu organización. No guardamos una copia de tu calendario ni de tus archivos: se leen cuando lo pides, y solo la parte necesaria para responder se envía al proveedor de IA descrito en la sección 2, que no la usa para entrenar sus modelos.
- Desconectar:
!disconnect borra las llaves al instante y retira el acceso de Google. En Microsoft, quita también "Ari" en los permisos de apps de tu cuenta (account.microsoft.com, o myapps.microsoft.com si es una cuenta del trabajo). Borrar tu cuenta de Artise (sección 8) también borra las llaves. Además puedes quitar el acceso cuando quieras desde la configuración de tu cuenta de Google o Microsoft.
El uso y la transferencia que Artise hace de la información recibida de las APIs de Google cumplen la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. No la usamos para publicidad, no la vendemos, no la usamos para entrenar modelos de IA, y nadie en Artise la lee, salvo con tu permiso, por seguridad o cuando la ley lo exige.
5. Quién más procesa datos
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|
| Hetzner Online GmbH | Servidores y respaldos cifrados cada noche | Alemania (servidores), Finlandia (respaldos) |
| Anthropic PBC | Respuestas de IA, si el cliente elige Claude | Estados Unidos |
| Google LLC | Respuestas de IA, voz, imágenes y lectura de fotos para búsqueda, si el cliente elige Gemini | Estados Unidos |
| Google LLC (Firebase Cloud Messaging) | Entregar las notificaciones de la app: solo un identificador del evento, uno de avisos y uno de instalación | Estados Unidos |
| Google LLC (Google Analytics para Firebase) | Estadísticas de uso de la app, solo de quien acepta; sin contenido | Estados Unidos |
| Google LLC (ML Kit) | Diagnósticos de ML Kit cuando alguien hace un sticker con una foto; la foto se queda en el teléfono | Estados Unidos |
| Google LLC (Cloud Storage) y jsDelivr | Descargar el modelo de fondo difuminado en llamadas, solo si alguien lo activa: la dirección IP del teléfono | Estados Unidos (Google), red mundial (jsDelivr) |
| Resend, Inc. | Envío de correos (invitaciones, solicitudes de demo) y recepción de correos reenviados a un chat | Estados Unidos |
| 17TRACK | Rastrear los paquetes que alguien le pide al asistente seguir: solo el número de guía y la paquetería | China (Shenzhen) |
| Mercado Pago | Enlaces de pago que un negocio crea para sus facturas: el número y el monto de la factura; el cliente paga en la página de Mercado Pago, a la cuenta del propio negocio | México / Latinoamérica |
Las transferencias fuera de la UE y fuera de México se basan en los acuerdos de procesamiento de datos de los proveedores y en cláusulas contractuales tipo. Las búsquedas web que hace el asistente envían solo las palabras buscadas, desde nuestro servidor.
6. Cuánto tiempo guardamos los datos
- Solicitudes de demo: hasta 24 meses.
- Datos del servicio: mientras dure el contrato del cliente. Al terminar, borramos los datos del servidor en un plazo de 30 días; los respaldos cifrados vencen solos en un máximo de 12 meses.
- Quien sale de un chat pierde el acceso de inmediato; lo que escribió se queda en ese chat para sus miembros.
- Las fotos y archivos borrados se guardan 30 días, para poder recuperarlos, y después se borran definitivamente.
7. Tus derechos
Puedes pedir acceso, rectificación o cancelación de tus datos, u oponerte a su uso (derechos ARCO de la ley mexicana de protección de datos, y los derechos equivalentes del GDPR y de las leyes estatales de EE. UU.). Usa el formulario de nuestra página principal y empieza el mensaje con "Solicitud de privacidad". Respondemos en un máximo de 20 días hábiles. Si tus datos están en el servicio Artise de un cliente, también le avisaremos a ese cliente, que decide sobre sus propios datos. También puedes acudir a la autoridad de protección de datos que te corresponda.
8. Borrar tu cuenta
Puedes borrar tu cuenta de Artise y sus datos tú mismo, cuando quieras, en chat.artise.co/account/delete - desde cualquier navegador, en tu teléfono o computadora. Entra con tu usuario y contraseña, escribe BORRAR para confirmar, y queda hecho al momento.
- Se borra al momento: tu cuenta y tu perfil, y cada dispositivo con sesión abierta; tus chats propios con el asistente, con sus notas y archivos; y todo lo que el asistente guarda de ti (lo que recuerda, tu idioma, zona horaria, ajustes y uso de tu plan).
- Se queda: los mensajes y notas que compartiste en chats de grupo se quedan ahí para los demás miembros, como ya los vieron; quien entre después no ve tus mensajes.
- Respaldos: los respaldos de chats vencen en un máximo de 15 días, y nuestros respaldos cifrados del servidor en un máximo de 12 meses.
Si no puedes entrar, pídenoslo desde el formulario de nuestra página principal, empezando el mensaje con "Solicitud de privacidad", y la borramos en un máximo de 20 días hábiles.
9. Cambios
Si cambiamos este aviso, actualizaremos la fecha de arriba y, si el cambio es importante, avisaremos primero a nuestros clientes.